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会议服务

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会议服务 更新时间2013-4-10 9:26:431623人已关注

    一、 会前准备

    1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?通常此条是发会方需要考虑的。

    2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?任何会议都有目的,什么样的目的则是我们进行服务时要明确组织方的意图。

    3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组.限定每个项目的商议时间。发会方的议程是我们制作会务服务要参考的必须文件之一。根据议程来确定服务的详细方案。

    4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果会期,嘉宾人数,餐饮要求,住宿要求等。

    5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

    6、根据要讨论的问题限定与会人员。

    7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。

 

    二、会议期间控制

    1、叙述会议的目的。

    2、核对并记录与会者。

    3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。

    4、给每一个人表述自己意见的机会。

    5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。

    6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

    7、坚持预定的时间,不要拖延。

    8、在每个项目讨论结束后加